Belege digital aufbewahren — so geht es richtig
Schuhkarton oder Cloud? Was die Aufbewahrungsfristen verlangen, wann ein Scan das Papier ersetzt und wie eine Ablage aussieht, die eine Prüfung übersteht.
Kaum ein Thema erzeugt so viele Schuhkartons wie die Aufbewahrungspflicht. Dabei lässt sich das meiste heute digital erledigen — wenn man ein paar Regeln kennt.
Die Fristen
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge, eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Wann der Scan das Papier ersetzt
Ein Papierbeleg darf nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Verfahren nachvollziehbar dokumentiert ist und der Scan lesbar, vollständig und unveränderbar abgelegt wird. Die Grundsätze dafür heißen GoBD. Was im Alltag zählt: eine kurze Verfahrensdokumentation, wer wann wie scannt, und ein Speicherort, der Änderungen protokolliert.
Elektronische Rechnungen
Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein PDF im Anhang. Sie muss im Originalformat aufbewahrt werden — ein Ausdruck reicht nicht.
Eine Ablage, die funktioniert
- Ein Eingang. Alle Belege landen an einer Stelle, egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung.
- Einmal pro Woche. Belege werden gescannt, benannt und abgelegt, nicht erst im März des Folgejahres.
- Sprechende Namen. Datum, Lieferant, Betrag:
2026-10-14_Druckerei-Nord_238,00.pdf. - Zwei Orte. Die Ablage wird gesichert, und die Sicherung liegt woanders als das Original.
Der Schuhkarton hat übrigens einen Vorteil, den keine Software hat: Er stürzt nie ab. Sein Nachteil ist, dass man nichts darin findet.
Erschienen für
Weber & Partner
Steuerberatung für Selbstständige und kleine Betriebe. Wir schreiben auf, was man wissen muss, und lassen weg, was man nicht wissen muss. Fiktive Beispielredaktion — keine Steuerberatung im Einzelfall.
